Hallitus

Hallitus 2023-2024

Luisteluryhmien JoJot kausi 2023-2024

Hallituksen ja muiden toimihenkilöiden tehtävänkuvaukset

Puheenjohtaja/Hanna Nurmi

• Seuran edustaminen, yhteistyö jäähalliyhtiöön ja Kisakallioon, johtaa hallituksen toimintaa
• Toimii kokousten puheenjohtajana, kutsuu hallituksen koolle n. 1x /kk (tarvittaessa kokouspaikan varaus)
• Laatii toimintasuunnitelman ja toimintakertomuksen yhdessä hallituksen kanssa
• Laatii budjetin yhdessä rahastonhoitajien kanssa, päivittää budjettia kauden kuluessa
• Vastaa seuran sopimusasioista yhdessä rahastonhoitajien ja valmentajien esihenkilön kanssa
• Yhteistyö muiden paikallisten urheiluseurojen kanssa
• Valmentajien rekrytointi yhdessä valmentajien esihenkilön ja HR-tiimin kanssa
• Joukkueenjohtajien rekrytointi syyskauden alussa tai edellisen kevätkauden lopussa
• Tähtiseura koordinointi
• Kevät- ja syyskokoukset (vuosikertomus)
• Vuosikellon pitäminen ajan tasalla
• Toimii yhdistyksen nimenkirjoittajana yhdessä varapj:n ja rahastonhoitajien kanssa
• Seuraa pj-meiliin tulevia tiedotteita ja jakaa ne tiedottajalle
• Tilavaraukset, muutokset, peruutukset ja avainasiat Vihdin kunnan tilapalvelun kanssa
• Nettisivujen päivittäminen

Varapuheenjohtaja/Anne Juvani

• Puheenjohtajan sijaistaminen ja avustaminen
• Yhteistyö pj:n kanssa (työnjako sovitaan puheenjohtajan kanssa)

LK Esimies/Minna Lamberg-Hätönen

• Hakee tarvittaessa erityisluvat apuohjaajille
• Laatii apuohjaajien työsopimukset
• Suunnittelee ohjaajien ja apuohjaajien työvuorot
• Tarkistaa tuntilistat ja lähettää ne valmentajien esihenkilölle
• Seuraa koulutustarjontaa
• Vastaa luistelukoulun ja miniluistelukoulun viestinnästä
• Vastaa "Vihdintaitoluistelijat" ja "luistelukoulu" sähköposteista
• Timantit / Aikuiset WhatsApp ryhmien ylläpito ja viestintä sitä kautta

Valmentajien esihenkilö/Minna Mero

(HR-Tiimissä mukana/Hanna Nurmi/Anne Juvani/Heta Mikkonen)

• Järjestää palaverit valmentajien kanssa 
• Käy syksyisin kehityskeskustelun valmentajien kanssa
• Seuraa koulutustarjontaa
• Valmistelee seuran valmentajien työsopimukset 
• Valmistelee seuran ohjaajien työsopimukset 
• Käy valmentajien/ohjaajien työsopimukset läpi yhdessä valmentajien/ohjaajien kanssa ja hoitaa sopimukset puheenjohtajalle ja rahastonhoitajalle allekirjoitettaviksi 
• Ohjaajien tuntilistojen tarkastaminen ja lähettäminen palkanlaskentaan
• Seuraa valmentajien työtunteja 

Sihteeri/Anu Viitamäki ja Satu Puolakka

• Esityslistat
• Pöytäkirjojen kirjoittaminen kokouksissa
• Pöytäkirjojen hyväksyntä seuraavassa kokouksessa
• Pöytäkirjojen arkistointi
• Pöytäkirjaotteiden muokkaaminen hallituksen pyynnöstä

Rahastonhoitaja/Anu Viitamäki ja Satu Puolakka

• Laskutuksen koordinointi ja maksusuoritusten seuranta
• Seuran laskujen ja toiminimellä toimivien valmentajien palkkojen maksaminen
• Seuran laskujen teko ja toimittaminen ulkopuolisille
• Ilmoittautumisten avaaminen ja päivittäminen sekä linkkien ja hintojen päivittäminen nettisivuille
• Kilpailutuomareiden palkkioiden maksun koordinointi tilitoimiston kanssa
• Työsopimuskopioiden toimittaminen tilitoimistolle 
• Seuran sopimusten arkistointi
• Yhteyshenkilö tilitoimistoon, pankkiin, vakuutusyhtiöön, työterveyshuoltoon 
• Kirjanpitoaineiston valmistelu tilitoimistolle (kuukausittain) tai kirjanpidon valvonta, mikäli tehtävä on ulkoistettu 
• Tilinpäätöksen tarkastaminen ja esittäminen syyskokouksen yhteydessä 
• Taloudellisen tilanteen seuranta ja tilannekatsaukset kokouksissa
• Budjetointi toimintasuunnitelman pohjalta  (yhdessä puheenjohtajan kanssa)
• Ryhmälistojen toimittaminen tarvittaessa (valmentajille, esihenkilölle, tiedottajalle ym)
• Vastuu alle 15-vuotiaiden harrastajaluistelijoiden ja toimihenkilöiden lisenssien (vakuutuksen) hankinnasta STLL:sta (hoika-järjestelmä), sekä miniluistelukoululaisten vakuutuksen hankinnasta
• Jäsen- ja kannatusrekisterin ylläpito (myClub)
• Seuran vuosi-ilmoituksen teko liitolle (Taikkari-järjestelmään)
• Vastaa "rahastonhoitaja" ja "myclub" sähköposteista
• Käteiskassa
• iZettle-järjestelmän yllöpito
• Edenred, Smartum ja ePassi hallinta, hintojen muokkaaminen järjestelmiin ja maksujen seuranta
• Maksusääntöjen päivitys (ja tarv. muokkaus) jokaiselle kaudelle nettisivuile

Kilpailuvastaava/Heta Mikkonen

• Laatii kilpailukalenterin yhdessä valmentajien kanssa
• Avaa kilpailuihin ilmoittautumisen nettisivulle 
• Huolehtii luistelijoiden kilpailuihin ilmoittamisen ja vastaavan kisavalmentajan ilmoittamisen Taikkariin 
• Huolehtii ajantasaisten ohjelmalomakkeiden toimituksen kilpailut järjestävälle seuralle 
• Huolehtii kilpailumusiikit Taikkariin 
• Ilmoittaa kilpailuissa tarkistettavat elementit järjestävälle seuralle 
• Hoitaa oman seuran kilpailujen järjestelyjä yhdessä kilpailutiimin kanssa 
• Järjestää syksyllä ohjelmakatselmukset ISU- ja tähtisarjojen luistelijoille
• Vastaa kilpailuja koskeviin kysymyksiin 
• On selvillä seuran kilpailijoiden testien suorituksista/tarpeesta 
• On tarvittaessa yhteydessä liittoon, Uudenmaan alueelle ja muihin seuroihin kilpailuihin liittyvissä asioissa
• Hoitaa kilpailuihin osallistuvien laskutuksen (Tuija Uosukainen)
• Vastaa "kilpailut" sähköpostista
• Tarkistaa ja kirjaa keväisin sportti ID numerot ja passien maksupäivät
• Ulkomaan kisojen organisointi

Kilpailutiimi

Satu Parikka, Merja Popper, Tuija Uosukainen, Mari Kaipio, Petra Tenkanen-Rautakoski, Heta Mikkonen, Heli Patanen, Mari Salimäki, Hanna Nurmi

• Kilpailuiden järjestäminen (suunnittelu, toteutus, kisatoimisto)

Markkinointi/Anne Juvani

• Ylläpitää seuran verkkosivuja 
• Markkinoi koko seuraa ja erityisesti luisteluryhmiä
• Suunnittelee ja tuottaa markkinointimateriaalit
• Mainostaa eri kanavissa (flyer, lehdet, netti)
• Tuottaa tarvittaessa ulkoista viestintää / ylläpitää seuran mainetta

Varainkeruu/Minna Lamberg-Hätönen

• Yhteydenotto sovittuun varainkeruutoimittajaan ja esitteiden tilaaminen
• Varainkeruukampanjan tietojen päivitys seuran nettisivuille
• Kampanjasta tiedottaminen seuran jäsenille
• Vastaa kampanjatuotteiden jaosta tilanneille
• Laatii myydyistä tuotteista laskutuslistan rahastonhoitajalle 
• Mahdollisten yhteistyökumppanien etsiminen ja sopiminen

Sisäinen tiedottaja Harrastajat/Minna Lamberg-Hätönen

• Seuran sisäisistä asioista tiedottaminen sähköpostitse ja WA ryhmissä
• Nettisivujen päivittäminen
• Ilmoitukset paikallislehtiin tulossa olevissa tapahtumista ja luistelukouluista

Sisäinen tiedottaja Kilparyhmät/Heta Mikkonen

• Seuran sisäisistä asioista tiedottaminen sähköpostitse ja WA ryhmissä
• "KK-tiedotteet" (tehdään tarvittaessa, ei välttämättä joka kk)
• Nettisivujen päivittäminen

Seuravarusteet/Laura Kyllönen

• Seuravaatteiden ja varusteiden hankinta ja tilaukset
• Sovitusten organisointi
• Jakelun järjestäminen

EA-Vastaava/Evelina Aalo

• Seuran ensiapuvarusteiden hankinta
• Ensiapulaukun sisällön ylläpitäminen
• EA-tiimin järjestäminen ja koordinointi kilpailuissa ja näytöksissä